Verplichte registratie van UBO's bij de Kamer van de Koophandel

Sinds 27 september 2020 zijn nieuwe ondernemingen verplicht om in de Kamer van Koophandel in te schrijven wie de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming is. Bestaande ondernemingen hebben 18 maanden de tijd om deze registratie op orde te krijgen. Hoe deze verplichting wettelijk is uitgewerkt leest u hier.

UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, oftewel de uiteindelijk belanghebbende waarmee wordt bedoeld de uiteindelijke eigenaar of de persoon met de uiteindelijke zeggenschap over een onderneming. Als gevolg van Europese regelgeving is Nederland verplicht om een UBO-register bij te houden. Doel van het register is om witwaspraktijken en terrorismefinanciering te bestrijden door inzichtelijk te maken welke persoon er achter een onderneming zit. Deze wetgeving is bedoeld om het lastiger te maken voor criminelen om ondernemingen te gebruiken als dekmantel voor criminaliteit.

In Nederland wordt het UBO-register bijgehouden door de Kamer van Koophandel. Ongeacht de rechtsvorm moet iedere onderneming tenminste één UBO inschrijven. Voor een NV of BV die niet beursgenoteerd is, wordt gekeken naar de personen die een direct of indirect financieel belang van meer dan 25% hebben, zoals aandelenbezitters of personen die meer dan 25% van de stemrechten hebben, en personen die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben. Ook stichtingen en verenigingen die een onderneming voeren moeten een UBO aanwijzen. Er is slechts een aantal organisaties die de verplichting tot registratie van een UBO niet hebben, dit zijn onder andere eenmanszaken, BV’s die beursgenoteerd zijn en hun 100% dochtervennootschappen, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven (zoals een vereniging van eigenaren), rechtspersonen in oprichting, bepaalde bijzondere rechtspersonen (zoals historische rechtspersonen) en buitenlandse rechtspersonen.

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens: voor- en achternaam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het economisch belang dat een UBO in een organisatie heeft. Om te zorgen dat de gegevens niet worden misbruikt moet iedere gebruiker van het register worden geregistreerd, wordt bij een inzage een vergoeding gevraagd en krijgen algemene gebruikers alleen inzicht in bovenstaande gegevens.

De 18 maanden die de bestaande ondernemingen hadden om hun UBO(‘s) op te geven zijn inmiddels voorbij. Wanneer u nog geen UBO heeft geregistreerd, kunt u dit het beste op korte termijn alsnog doen. Er is toegezegd dat de Kamer van Koophandel alle UBO-plichtige juridische entiteiten zal gaan aanschrijven met een verzoek tot inschrijving. Als een aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de KvK één aanmaning. Vervolgens worden alle gegevens van de onderneming aan het Bureau Economische Handhaving (BEH) doorgestuurd.  Het BEH kan strafrechtelijk en bestuursrechtelijk optreden. Bestuursrechtelijk treedt zij op door een boete of last onder dwangsom uit te geven.  Strafrechtelijk zal zij informatie doorgeleiden aan het OM omdat het niet voldoen aan de registratieverplichtingen of het doorgeven van verkeerde informatie een financieel delict is en kan uiteindelijk leiden tot een gevangenisstraf van maximaal zes maanden, een taakstraf of een boete van € 21.750.